Barion Pixel
Αρχική σελίδα / Κέντρο μάθησης / Χρήση του Κεντρικού Αρχείου Εγγράφων
Χρήση του Κεντρικού Αρχείου Εγγράφων
Το Κεντρικό Αρχείο Εγγράφων είναι ένα έξυπνο σύστημα τήρησης αρχείων που σας επιτρέπει να συλλέγετε με ασφάλεια όλα τα νομικά σας έγγραφα σε ένα μέρος. Η προηγμένη λειτουργία αναζήτησης σας επιτρέπει να βρείτε οποιοδήποτε έγγραφο μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό μέσω του μενού «Οι συμβάσεις μου» — ένα εύκολα κατανοητό όνομα για τη διεπαφή του αρχείου. Οι συμβάσεις παρακολουθούνται ανά κατάσταση, επιτρέποντάς σας να δείτε ποιος δεν έχει υπογράψει ακόμα, πού έχει κολλήσει η διαδικασία, ποιος έχει ανοίξει ή διαβάσει το έγγραφο, ενώ ταυτόχρονα αυτοματοποιούνται οι περισσότερες διαδικασίες για εσάς.
βήμα

Στο μενού Διαχείριση συμβολαίων, επιλέξτε «Τα συμβόλαιά μου» για να ανοίξετε τη διεπαφή Κεντρικού αρχείου.

βήμα

Η διεπαφή του Contract Manager κατηγοριοποιεί αυτόματα τα έγγραφα σε τέσσερις δυναμικές ενότητες, διευκολύνοντας την παρακολούθηση της κατάστασης κάθε υπόθεσης. Κάθε ενότητα έχει διαφορετικό χρωματικό κώδικα για καλύτερη οπτική διάκριση.

βήμα

Πρόχειρα:
Εδώ θα βρείτε τα ημιτελή συμβόλαια που έχετε ξεκινήσει αλλά δεν έχετε ολοκληρώσει. Εάν δεν υπάρχουν πρόχειρα, αυτή η ενότητα εξαφανίζεται για να διατηρείται ο χώρος εργασίας σας καθαρός.

βήμα

Σε αναμονή αποδοχής:
Αυτή η ενότητα περιέχει έγγραφα που έχετε λάβει από άλλους αλλά δεν έχετε ακόμη αποδεχτεί. Εμφανίζεται μόνο αν υπάρχουν στοιχεία σε αυτήν.

βήμα

Συμβάσεις που εκκρεμούν προς υπογραφή:
Σε αυτήν την ενότητα παρατίθενται όλα τα έγγραφα που εκκρεμούν προς υπογραφή, ώστε να μπορείτε να δείτε αμέσως ποια από αυτά απαιτούν ακόμη ενέργεια από εσάς ή τους συνεργάτες σας.

βήμα

Υπογεγραμμένα συμβόλαια:
Σε αυτήν την ενότητα αποθηκεύονται οι τελικές συμφωνίες που έχουν υπογραφεί από όλα τα μέρη.

βήμα

Η λειτουργία παρακολούθησης email δείχνει σε πραγματικό χρόνο ποιες από τις αποσταλείσες ειδοποιήσεις συμβολαίων έχουν επιστραφεί, παραδοθεί ή ανοιχτεί από τους παραλήπτες. Αυτό σας επιτρέπει να εντοπίζετε αμέσως προβλήματα παράδοσης ή να επιβεβαιώνετε πότε ο συνεργάτης σας έχει δει το συμβόλαιο, βοηθώντας σας να διαχειρίζεστε την επικοινωνία πιο αποτελεσματικά.

βήμα

Τα έγγραφα με εικονίδιο σχολίου υποδηλώνουν ότι υπάρχουν σημειώσεις ανατροφοδότησης. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ανοίγουν αμέσως τα σχετικά σχόλια για τη συγκεκριμένη σύμβαση.

βήμα

Μπορείτε να εκχωρήσετε τις δικές σας εσωτερικές προσαρμοσμένες καταστάσεις σε συμβόλαια και να τις χρησιμοποιήσετε ως φίλτρο στα αποτελέσματα αναζήτησης. Αυτό σας επιτρέπει να παρακολουθείτε και να διαχειρίζεστε με ακρίβεια τις εσωτερικές ροές εργασίας.

βήμα

Στην προβολή λίστας, κάνοντας δεξί κλικ σε ένα συμβόλαιο ανοίγει ένα μενού περιβάλλοντος όπου μπορείτε να έχετε γρήγορη πρόσβαση σε βασικές ενέργειες (προβολή, αντιγραφή, επεξεργασία ή διαγραφή) — επιτρέποντάς σας να εκτελέσετε συνήθεις εργασίες χωρίς να ανοίξετε το ίδιο το έγγραφο.

βήμα

Η γρήγορη γραμμή αναζήτησης ελεύθερου κειμένου σού επιτρέπει να πληκτρολογήσεις οποιαδήποτε λέξη-κλειδί ή φράση και το σύστημα εμφανίζει αμέσως τα αποτελέσματα που ταιριάζουν από τίτλους, περιεχόμενο ή δεδομένα συνεργατών. Ανοίγοντας την αναλυτική αναζήτηση, επεκτείνονται οι επιλογές φιλτραρίσματος και εμφάνισης — μπορείς να περιορίσεις τα αποτελέσματα ανά πρότυπο, κατάσταση, χρονικό διάστημα, εσωτερική ετικέτα ή συνδεδεμένο λογαριασμό.

βήμα

Το πλωτό μενού γρήγορης δράσης στην κάτω δεξιά γωνία σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε μια νέα σύμβαση με ένα μόνο κλικ. Αυτό σάς παρέχει άμεση πρόσβαση σε πρότυπα και σάς επιτρέπει να ξεκινήσετε τη δημιουργία εγγράφων χωρίς να περιηγηθείτε σε αναπτυσσόμενα μενού.